La gestion des congés est souvent un casse-tête pour le manager. Tout le monde veut toujours prendre ses congés au même moment. Les demandes tombent parfois à une période où l’activité est intense. Bref, ce n’est pas forcément simple à gérer au quotidien. Pourtant, une solution existe : l’automatisation ! Vous allez maintenant voir pourquoi il est urgent d’informatiser la gestion des congés dans votre entreprise.
Le papier se perd
Vous avez sûrement déjà vécu la situation en tant que manager ou DRH. Un employé assure vous avoir donné sa demande de congés mais vous n’arrivez pas à la retrouver. Elle s’est tout simplement perdue. Pire entre temps, vous avez validé la demande d’un de ses collègues qui veut partir à la même période. Comme il n’y a pas de planning global des congés, vous aviez oublié que vous aviez déjà validé une demande pour ces dates. Du coup, vous êtes face à une situation complexe à gérer avec deux personnes qui veulent partir en vacances au même moment et pour lesquelles les demandes ont déjà été validées.
Tout cela ne se serait jamais produit si vous disposiez d’une solution logicielle de gestion des congés : https://www.my-intranet.com/support/utilisation/gestion-des-conges/. En effet, avec un tel système, les demandes sont stockées dans une base de données. Le manager dispose d’un planning global. Il n’y a donc plus de demande perdue ou oubliée.
Une communication centralisée
Vous connaissez parfaitement l’histoire. Tout le monde veut poser ses congés en même temps. Avec un planning centralisé, chaque employé dispose d’un accès direct à l’information. Il peut voir en temps réel qui sera présent et qui sera absent à telle ou telle période. Ainsi, il fait sa demande de congés en prenant en compte les disponibilités de ses collègues. De la même façon, le manager a une visibilité globale sur la disponibilité de ses équipes. Ainsi, il peut valider les demandes de façon plus sereine avec la certitude qu’aucune demande passée n’a été oubliée.
Un reporting facilité
Pour le gestionnaire de l’administration du personnel, la préparation de la paie est une tâche assez chronophage. Elle demande beaucoup de méthode et de rigueur lorsque les demandes de congés sont faites sur des formulaires papiers. Il ne faut oublier aucune demande et bien saisir les données. Les sources d’erreurs sont très nombreuses.
Avec un logiciel de gestion des congés, le problème ne se pose plus. Les données sont consolidées en quelques clics. Elles peuvent alors être réinjectées dans le logiciel de paie très simplement. Le gain de temps chaque mois est de plusieurs heures. Les erreurs ne sont plus possibles puisqu’il n’y a pas de ressaisie manuelle.
Vous le voyez bien : dématérialiser la gestion des congés, c’est un gain de temps et donc d’argent non négligeable pour l’entreprise. La communication est plus fluide. L’organisation de l’activité est moins sujette à des tensions ou des erreurs puisque chacun a accès à une information fiable en temps réel.